Mikko Pöykkö

Mikko Pöykkö

12 tammikuuta 2017

Näin valitset julkaisujärjestelmän oppilaitokselle


Mikä on paras sisällönhallintajärjestelmä? Mikä merkitys julkaisujärjestelmällä on? Kannattaisiko valita avoimen lähdekoodin CMS? Julkaisujärjestelmääkin tärkeämpää on osata arvioida kumppaniksi valittavaa palveluntarjoajaa sekä kehittäjien sitoutumista.

1. Aloita kumppanista – älä järjestelmästä

Valitsetpa sitten avoimen tai suljetun (lisenssimaksullisen) julkaisujärjestelmän, tärkeintä on varmistaa, että kumppani on sekä osaava että sitoutunut. Tällä tulisi mm. olla muutama vastaavan kokoluokan palvelu toteutettuna, selkeä ja dokumentoitu näkemys siitä, miten kehitysprosessi etenee, valmis helpdesk ja asiakastuki, asiantuntemusta siitä, mihin kannattaa panostaa sekä erityisesti pitkäjänteisyyttä viedä sivustoasi oikeaan suuntaan askel kerrallaan. Kyseessä ei ole projekti, vaan prosessi.

Miksi tämä siis on tärkeintä? Koska melkein jokainen julkaisujärjestelmä kykenee vastaamaan juuri sinun tarpeisiisi. Harvat toimittajat taas täyttävät edes yllä kuvattuja perusvaatimuksia. Eli ennen kuin riennät valitsemaan julkaisujärjestelmää, tutustu toimittajiin. Keskustele toteutuksista ja kysy, miten he ratkaisivat tietyt, sinulle tärkeät asiat. Ota aina myös yhteyttä heidän nykyisiin asiakkaisiinsa, koska sieltä kuulet, miten projekti on oikeasti sujunut.

2. Valitse aina julkaisujärjestelmä, jolla sisällön tuottaminen on helppoa

Mikä on sisällönhallintajärjestelmän (CMS) tärkein ominaisuus? Kokemukseni mukaan vastaus on aina "Helppo käyttää". Käytön helppous ja sisällönhallintajärjestelmän selkeys korostuvat erityisesti monessa toimipisteessä toimivien organisaatioiden kohdalla. Selkeä sivustorakenne (oli sisältö sitten muodikkaasti irrallaan rakenteesta tai ei), yksinkertainen wysiwyg-editori, helppo tiedostojen ja kuvien hallinta sekä ymmärrettävät ohjeet tekevät sivustojen ylläpidosta vaivattovampaa ja mukavampaa.

Koska lähtökohtana on, että sivuston sisältöjen luomisesta vastaavat eri henkilöt kuin tekniikasta, tulee järjestelmässä olla yksinkertainen ylläpitotyökalu sisällöntuottajille – vain niillä toiminnoilla, mitä sisällöntuottajat oikeasti tarvitsevat. Helposti käytettävä ja opittava (yleensä yksinkertainen) julkaisujärjestelmä helpottaa merkittävästi sisällöntuotannon hajauttamista ja tekee sivuston ylläpitämisestä miellyttävää, mikä yleensä näkyy ajankohtaisena ja parempana sisältönä sivustolla.

Sisällön luomista helpottaa myös erilliset muokkaus- ja esikatselutilat, sekä valmiit sivupohjat erilaisilla asetteluilla. Mikäli nämä moodit saa halutessaan rinnakkain, käyttäjä näkee reaaliajassa ne muutokset, joita sisältöön tehdään. Tämä nopeuttaa ja helpottaa julkaisuprosessia huomattavasti.

3. Avoin vai suljettu? Kevyt ja edullinen vai skaalautuva ja monipuolinen? Valitse kustannustehokkuus

Kustannustehokkuus on tietenkin suhteellista, suuret ja monimutkaisetkin (siis 'monipuoliset') julkaisujärjestelmät voivat olla kustannustehokkaita oikeassa käyttötarkoituksessa. Siksi ennen julkaisujärjestelmän valintaa tulee ymmärtää omat tarpeet ja kyvyt: onko tietty teknologiavalinta välttämätön, soveltuuko jokin järjestelmä erityisen hyvin tiettyyn tarpeeseen? Mitä osaamista omassa organisaatiossa on esimerkiksi jatkokehittämiseen? Tuleeko valinnassa varautua tarpeiden merkittävään kasvamiseen tulevaisuudessa, mitä ominaisuuksia oikeasti tarvitaan, miten niitä hyödynnetään ja niin edelleen.

Useimmissa tapauksissa avoimen lähdekoodin järjestelmien elinkaarikustannukset ovat vastaavia suljettuja järjestelmiä pienemmät, samoin niiden kehittäminen on joustavampaa ja sitä kautta edullisempaa. Lisäksi avoimeen lähdekoodiin perustuvat järjestelmät eivät myöskään sido asiakasyritystä loppuelämäksi sivuston rakentaneeseen palveluntarjoajaan.

Kategorisesti avoin lähdekoodi ei kuitenkaan ole sen 'parempaa' kuin suljettukaan. Esimerkiksi suljettuja järjestelmiä kehitetään usein hieman määrätietoisemmin valittuun suuntaan, mikä johtaa kustannustehokkuuden kasvamiseen mm. käyttötarvetta tukevien ominaisuuksien helppokäyttöisyytenä.

Tämä koskee kuitenkin lähinnä isoja julkaisujärjestelmiä – alle sadan hengen kehitystiimillä harvoin pystyy pitkässä juoksussa kilpailemaan kansainvälisesti. Asia ei ole merkityksetön, koska lopulta kehitystyön kustannukset kuitenkin maksaa asiakas, ja rahalle pitää aina saada maksimaalinen vastine.

Lue myös:
Muutamia helppoja perusvinkkejä some-näkyvyyden kasvattamiseen
Valmis ohjelma, jolla tuotat todella vaikuttavaa sisältöä oppilaitoksesi verkkopalveluun

Haluatko kuulla tarkemmin, miten olemme auttaneet asiakkaitamme valitsemaan heidän tarpeisiinsa soveltuvan julkaisujärjestelmän? Suosituksen lisäksi saat kirkkaan näkemyksen verkkopalvelusi konseptista.

Mikko Pöykkö
mikko.poykko@focus.fi
tel. 040 570 5532

Tagipilvi

, , , , , , , ,

Kommentit

Kukaan ei ole vielä kommentoinut tätä sivua.

Lähetä kommenttisi