Jukka-Pekka Palo

Jukka-Pekka Palo

03 helmikuuta 2015

Digiproikkarin työkalut

Kun muutama vuosi sitten ryhdyimme ”oikeasti tosissaan” kehittämään digiprojektien tuotantoprosessia ja koostamaan työkalusettiä projektinhallintaan, tuli luettua useampi kuin pari blogiartikkelia eri työkalujen käyttökokemuksista. Nyt prosessi alkaa olla siinä kunnossa, että uskallan kirjoittaa omani.

Sähköpostia ja Excel-taulukoita

Alussa oli hirvittävä sähköpostikaaos ja viikoittain päivittyvä Excel-taulukko projektien aikatauluista. Kiire oli normaalitila, mutta asiakkaille luvatut aikataulut pitivät hyvin kun porukan ammattiylpeys ei antanut periksi myöhästyä sovitusta. Ylitöitä tehtiin runsaasti, ajoittain jopa tolkuttomasti.

Ylitöillä paikkaamista jaksaa aikansa, mutta pidemmän päälle se ei ole kivaa. Tarvittiin ratkaisut kaaoksen kesyttämiseen ja parempaan ennakointiin.

”One tool to rule them all?”

toolsTavoitteena on ollut löytää yksi työkalu, jolla voisi hoitaa kaiken tarpeellisen: aikataulutuksen, työaikakirjaukset, tehtävänhallinnan, laskutuksen, asiakasrekisterin… Ei ole löytynyt. Lähelle on päässyt moni, mutta aina on havaittu jokin puute minkä vuoksi on päädytty erillisiin järjestelmiin.

Tällä hetkellä käytämme projektinhallintaan kolmea järjestelmää: yksi laskutukseen, työaikakirjanpitoon ja yleisiin CRM-asioihin; yksi projektikohtaiseen tehtävänhallintaan ja yksi projektienväliseen resursointiin.

Työaikakirjaukset ja laskutus

Liiketoiminnan kannalta tärkein työkalu on laskutukseen, työaikakirjauksiin ja asiakasrekisteriin käyttämämme Visma Severa. Parasta Severassa on erinomainen integroituminen tilitoimiston järjestelmiin, minkä ansiosta laskujen tekeminen on todella helppoa – nopeimmillaan lasku lähtee muutamassa sekunnissa.

Työaikakirjausten tekemiseen Severassa on kohtalaisen hyvät toiminnot, mutta moni meidän kehittäjistä käyttää mieluummin jotakin toista softaa reaaliaikaiseen työaikakirjanpitoon ja siirtää tunnit Severaan päivän päätteeksi. Esimerkiksi perusominaisuuksiltaan ilmainen Toggl on kovasti kehuttu ratkaisu.

Heikkouksia Severassa ovat aivan kammottavat (tai pikemminkin olemattomat) tehtävänhallintaominaisuudet, hidas ja kömpelö kalenteri, hankalat resursointitoiminnot ja kovat käyttökustannukset. Kokonaisuutena se kuitenkin vastaa tarpeitamme sen verran hyvin, että ainakaan vielä ei ole parempaa löydetty.

Tehtävänhallinta ja projektiviestintä

Tyypillisestä webbisivuprojektista syntyvä satojen viestien sähköpostivuori kuormittaa sekä projektipäällikköä että asiakasta aivan tolkuttomasti. Kaiken kukkuraksi, kenelläkään ei todennäköisesti ole selkeää kuvaa mitkä asiat on hoidettu ja mitä on vielä hoitamatta, jolloin proikkari joutuu vähän väliä kysymään koodarilta onko tämä, tuo ja se tehty vai vielä tekemättä – ja siltikin jotain voi unohtua, kun se yksi maili tuli luettua vähän huonosti.

Onneksi tehtävänhallintaan on tarjolla ratkaisuja: osa kertoo hoitavansa task managementia ja osa taas isommin project managementia tai epämääräisesti team collaborationia. Hienoja termejä, mutta ainakin meidän kohdalla tärkeintä on, että työkalulla voi tehdä helposti todo-listoja joilta asioita voi merkitä valmiiksi sitä mukaa kun ne valmistuvat.

Meillä on ollut jo muutaman vuoden käytössä Feng Officen CE-versio jota ajamme omalla palvelimellamme. Fengissä jokaiselle projektille voi avata oman työtilan, mikä mahdollistaa myös asiakkaiden ja yhteistyökumppanien päästämisen järjestelmään – enää ei tarvitse erikseen lähetellä sähköpostia edestakaisin, vaan asiakas luo tehtävän järjestelmään ja saa automaattisen ”task completed” -ilmoituksen kun se valmistuu. Myös tehtäviin liittyvät keskustelut säilyvät siististi kunkin tehtävän yhteydessä kommenttiketjuina, mikä vähentää arkistoitavan sähköpostin määrää huomattavasti.

Fengin hyviä puolia on myös mahdollisuus käyttää ”templateja” toistuville tehtäväkokonaisuuksille, kuten esimerkiksi projektin pystyttämiselle, testaukselle ja julkaisuvaiheelle. Heikkouksista täytyy mainita pienten bugien määrä (onneksi koko ajan vähenemään päin!) sekä mobiilituen puute.

Resursointi ja aikataulutus

Alussa mainittu Severa olisi kaikkein luontevin ratkaisu resursointiin koska siellä on jo projektikohtainen työajanseuranta, mutta homma ei toimi riittävän sujuvasti ainakaan meidän projektien kanssa. Myöskään Fengin CE-versio ei tarjoa sopivia työkaluja tähän, joten kustannustehokkain ratkaisu oli ottaa täysin erillinen softa. Valinta kohdistui Resource Guruun.

Resource Guru on sikäli virkistävä tuttavuus, että se yrittää tehdä vain yhden asian, ja keskittyy tekemään sen todella hyvin. Käyttöönotto oli helppoa, käyttöliittymä toimii intuitiivisesti sekä erittäin nopeasti ja softa tekee sen mitä lupaa.

Resource Guru on meillä vasta sisäänajovaiheessa joten kritiikkiä ei ole vielä kertynyt, mutta täydennän sitä kunhan kokemukset karttuvat – ei tämäkään nyt täydellinen voi olla.

Näillä mennään tällä hetkellä. Onko sinulla näkemyksiä tai kokemuksia aiheesta, eriäviä mielipiteitä tai parempia vaihtoehtoja? Jätä toki kommentti!

Tagipilvi

,

Kommentit

  • Kokeilepa, Jukka-Pekka, myös kotimaista Silverbucketia resursointiin. Saatat yllättyä iloisesti ;-)

    Lähettänyt Mika Kinnunen, 12:22 21 kesäkuuta 2017

Lähetä kommenttisi